ວິທີການພັດທະນາວາລະກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດຕິຜົນ

ເນື້ອຫາ

• ການພັດທະນາວາລະກອງປະຊຸມ
• ການຕັດສິນໃຈທີ່ຈະເຮັດ
• ການລະບຸຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ
• ກອງປະຊຸມທີ່ມີ ກຳ ນົດເປັນປະ ຈຳ
• ສິ່ງທີ່ຄວນລວມເອົາ

ວາລະກອງປະຊຸມແມ່ນບັນຊີລາຍການທີ່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຫວັງວ່າຈະປະສົບຜົນ ສຳ ເລັດໃນກອງປະຊຸມ. ວາລະປະຊຸມຄວນຈະຖືກແຈກຢາຍລ່ວງ ໜ້າ ຂອງກອງປະຊຸມ, ກ່ອນລ່ວງ ໜ້າ 24 ຊົ່ວໂມງເພື່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີໂອກາດກະກຽມເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມ. ດີກວ່າ, ຖ້າເປັນໄປໄດ້, ກອງປະຊຸມຄວນມີຫຼາຍມື້ກ່ອນການປະຊຸມ.

ການພັດທະນາວາລະກອງປະຊຸມ

ກ່ອນອື່ນ ໝົດ, ກຳ ນົດວ່າພະນັກງານຄົນອື່ນ ຈຳ ເປັນຕ້ອງຊ່ວຍທ່ານໃນການວາງແຜນກອງປະຊຸມ. ຈາກນັ້ນ, ຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຫວັງວ່າຈະປະສົບຜົນ ສຳ ເລັດໂດຍການຈັດກອງປະຊຸມ, ແລະ ກຳ ນົດເປົ້າ ໝາຍ ທີ່ບໍ່ສາມາດເຮັດໄດ້ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ. ເປົ້າ ໝາຍ ທີ່ທ່ານຕັ້ງໄວ້ຈະສ້າງກອບວຽກ ສຳ ລັບແຜນການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດຕິຜົນ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານບໍ່ໄດ້ວາງແຜນຫຼາຍກ່ວາທີ່ສາມາດບັນລຸໄດ້ຢ່າງສົມເຫດສົມຜົນພາຍໃນຂອບເວລາຂອງກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ.

ດັ່ງທີ່ Stephen Covey ກ່າວໃນ 7 ນິໄສຂອງຄົນທີ່ມີປະສິດຕິຜົນສູງ, "ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍຈຸດຈົບໃນໃຈ." ຈຸດປະສົງການປະຊຸມຂອງທ່ານຈະ ກຳ ນົດຈຸດສຸມຂອງກອງປະຊຸມ, ວາລະການປະຊຸມ, ແລະຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມ.

ຈາກນັ້ນ, ພິຈາລະນາວ່າທ່ານຕ້ອງການເວລາຫຼາຍປານໃດ ສຳ ລັບແຕ່ລະລາຍການກອງປະຊຸມ. ຖ້າກອງປະຊຸມ ດຳ ເນີນໄປເປັນເວລາ 1 ຊົ່ວໂມງແລະທ່ານມີ 5 ລາຍການກອງປະຊຸມ, ນັ້ນຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານມີແນວຄວາມຄິດທົ່ວໄປກ່ຽວກັບໄລຍະເວລາທີ່ທ່ານເຮັດວຽກ ນຳ. ມັນບໍ່ໄດ້ ໝາຍ ຄວາມວ່າລາຍການວາລະປະຊຸມທຸກຢ່າງຕ້ອງເປັນເວລາ 12 ນາທີ, ແຕ່ຫ້າຢ່າງແນ່ນອນບໍ່ສາມາດໃຊ້ເວລາສະເລ່ຍຫຼາຍກ່ວານັ້ນ.

ການຕັດສິນໃຈທີ່ຈະເຮັດ

ຫຼັງຈາກ ກຳ ນົດເປົ້າ ໝາຍ ລວມຂອງທ່ານ, ທ່ານຫຼືທີມງານຂອງທ່ານຕ້ອງໄດ້ຕັດສິນໃຈບາງຢ່າງ. ນອກ ເໜືອ ຈາກຈຸດປະສົງຫລືເປົ້າ ໝາຍ ຂອງກອງປະຊຸມ, ຍັງປະກອບດ້ວຍວາລະຂອງທ່ານ:

• ວັນທີ, ເວລາແລະສະຖານທີ່ ສຳ ລັບການປະຊຸມ
• ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີຄວາມ ຈຳ ເປັນໃນການປະຊຸມ
• ລາຍການ ສຳ ລັບການສົນທະນາ
• ຈຳ ນວນເວລາທີ່ທ່ານຄາດວ່າກຸ່ມຈະຕ້ອງໄດ້ສົນທະນາກ່ຽວກັບແຕ່ລະຫົວຂໍ້
• ວຽກງານລ່ວງ ໜ້າ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມ. ນີ້ຈະປະກອບມີການອ່ານ, ເອກະສານ, ຂໍ້ມູນ, ນາທີປະຊຸມຈາກກອງປະຊຸມກ່ອນ ໜ້າ ນີ້, ຫຼືການກະກຽມອື່ນໆທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ກອງປະຊຸມຕົວຈິງຂອງທ່ານປະສົບຜົນ ສຳ ເລັດ. ເອກະສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຄວນຕິດຢູ່ໃນແຈ້ງການປະຊຸມແລະວາລະການປະຊຸມເມື່ອທ່ານແຈກຢາຍເອກະສານດັ່ງກ່າວໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ຖືກເຊີນ.

ການລະບຸຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ

ເມື່ອທ່ານໄດ້ຕັດສິນໃຈວ່າການປະຊຸມມີຄວາມ ຈຳ ເປັນເພື່ອບັນລຸເປົ້າ ໝາຍ ຂອງທ່ານ, ທ່ານ ຈຳ ເປັນຕ້ອງພັດທະນາລາຍຊື່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ. ບໍ່ແມ່ນພະນັກງານທຸກຄົນສາມາດຫຼືຄວນເຂົ້າຮ່ວມໃນທຸກໆກອງປະຊຸມ, ແຕ່ການເຊີນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ຖືກຕ້ອງຈະຊ່ວຍເພີ່ມຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງຄວາມ ສຳ ເລັດຂອງທ່ານ. ກຳ ນົດຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຂອງທ່ານໂດຍການຖາມຕົວເອງບາງ ຄຳ ຖາມ:

• ໃຜຕ້ອງເປັນເຈົ້າຂອງວິທີແກ້ໄຂທີ່ກຸ່ມພັດທະນາ?
• ໃຜເປັນເຈົ້າຂອງຂັ້ນຕອນທີ່ກຸ່ມສົນທະນາ?
• ໃຜ ຈຳ ເປັນຕ້ອງຮູ້ຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານ ກຳ ລັງແຈກຢາຍ?
• ໃຜສາມາດສະ ໜອງ ຂໍ້ມູນແລະຂໍ້ເທັດຈິງເພື່ອຊີ້ ນຳ ການຕັດສິນໃຈ?
• ໃຜມີປະສົບການຫລືຄວາມ ຊຳ ນານໃນການແບ່ງປັນກັບກຸ່ມ?
• ໃຜຕ້ອງສະ ໜັບ ສະ ໜູນ ການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດແນວທາງແກ້ໄຂຫຼືວຽກງານໃດ ໜຶ່ງ?
• ຜູ້ໃດຕ້ອງໄດ້ຮັບການອະນຸຍາດຫລືແຫຼ່ງຂໍ້ມູນເພື່ອໃຫ້ຜົນ ສຳ ເລັດຂອງກອງປະຊຸມ?
• ໃຜອາດຈະຄັດຄ້ານການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດວິທີແກ້ໄຂຫຼືທິດທາງໃດ ໜຶ່ງ?

ກອງປະຊຸມທີ່ມີ ກຳ ນົດເປັນປະ ຈຳ

ບໍ່ແມ່ນທຸກກອງປະຊຸມຕ້ອງການວາລະການພັດທະນາຕາມປະເພນີ. ພະນັກງານສ່ວນໃຫຍ່ມີກອງປະຊຸມນັດ ໝາຍ ເປັນປະ ຈຳ ສຳ ລັບພະແນກຫຼືກຸ່ມວຽກຂອງພວກເຂົາ. ທ່ານຍັງມີທີມງານແລະໂຄງການທີ່ທ່ານເຂົ້າຮ່ວມ.

ໂຄງການທີ່ ກຳ ລັງ ດຳ ເນີນຢູ່ອາດຈະບໍ່ ຈຳ ເປັນຕ້ອງມີວາລະການພັດທະນາ ໃໝ່ ສຳ ລັບທຸກໆກອງປະຊຸມ, ແຕ່ວ່າທີມງານຂອງທ່ານຈະໄດ້ຮັບຜົນດີໂດຍການ ນຳ ໃຊ້ວິທີການມາດຕະຖານ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ.

ກອງປະຊຸມພະນັກງານທີ່ໄດ້ ກຳ ນົດເປັນປະ ຈຳ ແມ່ນແບ່ງອອກເປັນ 3 ຕອນເຊິ່ງແຕ່ລະອັນມີລາຍການວາລະມາດຕະຖານ:

1. ລາຍການຂໍ້ມູນ: ຂຽນລາຍການວາລະຕ່າງໆທີ່ເປັນຂໍ້ມູນ ສຳ ລັບທຸກໆກອງປະຊຸມ. ຕົວຢ່າງ, ຜູ້ຈັດການປັບປຸງກຸ່ມກ່ຽວກັບຜົນຂອງກອງປະຊຸມຜູ້ບໍລິຫານຂັ້ນສູງ.
2. ລາຍການປະຕິບັດງານ: ຈັດວາງຫົວຂໍ້ລາຍການຕ່າງໆທີ່ທ່ານຄາດວ່າກຸ່ມຕ້ອງການທົບທວນຄືນໃນທຸກກອງປະຊຸມທີ່ໄດ້ ກຳ ນົດ. ຍົກຕົວຢ່າງ, ການປະຕິບັດເພື່ອງົບປະມານໃນໄລຍະເວລາແລະການ ກຳ ນົດການປະຫຍັດຕົ້ນທຶນແລະການປັບປຸງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງກຸ່ມວາງແຜນທີ່ຈະບັນລຸ.
3. ການວາງແຜນລ່ວງ ໜ້າ: ວາງລາຍການຕ່າງໆທີ່ກຸ່ມຕ້ອງການວາງແຜນຫຼືກະກຽມລ່ວງ ໜ້າ. ຍົກຕົວຢ່າງ, ເປົ້າ ໝາຍ ໄລຍະສັ້ນ ສຳ ລັບເດືອນຕໍ່ໄປຫຼືຄວາມຕ້ອງການຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອຈາກເພື່ອນຮ່ວມງານກ່ຽວກັບວຽກທີ່ ກຳ ລັງຈະມາເຖິງ.

ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມ ຄຳ ແນະ ນຳ ເຫຼົ່ານີ້ເມື່ອທ່ານພັດທະນາວາລະການປະຊຸມຂອງທ່ານ, ທ່ານເສີມຂະຫຍາຍຄວາມເປັນໄປໄດ້ທີ່ວ່າກອງປະຊຸມຂອງທ່ານຈະໄດ້ຮັບຜົນດີຫຼາຍຂື້ນ.

ສິ່ງທີ່ຄວນລວມເອົາ

ວາລະປະຊຸມ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມທີ່ ກຳ ນົດເປັນປະ ຈຳ ສາມາດຊ່ວຍໃນການຜະລິດຜົນທີ່ທ່ານຊອກຫາໂດຍການລວມເອົາບາງລາຍການພື້ນຖານ:

• ອົບອຸ່ນແລະທັກທາຍ. ພິຈາລະນາເຄື່ອງເຈາະນ້ ຳ ກ້ອນໂດຍຫຍໍ້ຂື້ນຢູ່ກັບກຸ່ມທີ່ພົບກັນເລື້ອຍໆ.
• ກວດກາຄືນຈຸດປະສົງ, ວາລະການປະຊຸມ, ແລະຄາດ ໝາຍ ຜົນໄດ້ຮັບແລະຜະລິດຕະພັນ.
• ທົບທວນ, ແກ້ໄຂ (ຖ້າ ຈຳ ເປັນ), ແລະອະນຸມັດນາທີຂອງກອງປະຊຸມກ່ອນ.
• ໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບພະແນກແລະບໍລິສັດທີ່ທີມງານຕ້ອງການ.
• ກວດກາຄວາມຄືບ ໜ້າ ກ່ຽວກັບບັນດາລາຍການ, ແຜນການປະຕິບັດງານ, ແລະ ຄຳ ໝັ້ນ ສັນຍາ. ທົບທວນຄວາມຄືບ ໜ້າ ຂອງກຸ່ມກ່ຽວກັບເປົ້າ ໝາຍ.
• ປຶກສາຫາລືແລະຕັດສິນໃຈກ່ຽວກັບລາຍການວາລະຕ່າງໆ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມຄັ້ງນີ້.
• ກຳ ນົດຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ.
• ກຳ ນົດຈຸດປະສົງ, ຜົນໄດ້ຮັບ, ແລະວາລະ ສຳ ລັບກອງປະຊຸມຄັ້ງຕໍ່ໄປ.
• ໃນຕອນທ້າຍຂອງກອງປະຊຸມ, ຜູ້ບັນທຶກຄວນກວດກາຄືນ ຄຳ ໝັ້ນ ສັນຍາຂອງຜູ້ຄົນໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ.
• ລະບຸຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອທີ່ຕ້ອງການຈາກຄົນທີ່ບໍ່ຢູ່ໃນກຸ່ມແລະແຕ່ງຕັ້ງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໃຫ້ຕິດຕໍ່.
• ກຳ ນົດຜູ້ທີ່ຢູ່ນອກຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມ ຈຳ ເປັນຕ້ອງຮູ້ຫຍັງແລະຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຈະເຮັດ ສຳ ເລັດການສື່ສານໄດ້ແນວໃດ.
• ແຈກຢາຍນາທີພາຍໃນ 24 ຊົ່ວໂມງຂອງການປະຊຸມຫຼືທັນທີຖ້າຜູ້ບັນທຶກເອົາພວກມັນໄປທາງອີເລັກໂທຣນິກ.