ວິທີການບັນທຶກຜົນງານຂອງພະນັກງານ
ເນື້ອຫາ
- ເອກະສານແມ່ນ ສຳ ຄັນ ສຳ ລັບການຕັດສິນໃຈທີ່ຖືກຕ້ອງ
- ເປັນຫຍັງທ່ານຄວນບັນທຶກຜົນງານຂອງພະນັກງານ
- ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເອກະສານ
- ວິທີການປະກອບເອກະສານ
- ເອກະສານຕ້ອງສະ ໜອງ ເອກະສານຫຍັງ
- ບ່ອນທີ່ຈະເກັບເອກະສານແລະເກັບຮັກສາເອກະສານ
- ເສັ້ນທາງລຸ່ມ
ເອກະສານແມ່ນ ສຳ ຄັນ ສຳ ລັບການຕັດສິນໃຈທີ່ຖືກຕ້ອງ
ໃນໂລກຂອງຊັບພະຍາກອນມະນຸດແລະການຈ້າງງານ, ເອກະສານກ່ຽວກັບການປະຕິບັດງານຂອງພະນັກງານສາມາດເຮັດໃຫ້ທ່ານ ທຳ ລາຍລະບຽບວິໄນ, ຢຸດຕິ, ຫຼືສົ່ງເສີມ, ຕອບແທນ, ຮັບຮູ້ແລະຮັບຮູ້ພະນັກງານ.
ເອກະສານແມ່ນມີຄວາມ ຈຳ ເປັນ ສຳ ລັບຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານ HR ເພາະວ່າທ່ານ ຈຳ ເປັນຕ້ອງໄດ້ພະຍາຍາມຢ່າງຈິງຈັງເພື່ອບັນທຶກເຫດການທັງ ໝົດ ໃນປະຫວັດການຈ້າງງານຂອງພະນັກງານຂອງທ່ານ - ທັງເຫດການທີ່ດີແລະໃນແງ່ລົບຂອງການປະຕິບັດ.
ໃນທີ່ນີ້ທ່ານຈະເຫັນທຸກຢ່າງທີ່ຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານ HR ຕ້ອງການບັນທຶກການປະຕິບັດວຽກຂອງພະນັກງານຢ່າງລະມັດລະວັງ.
ເປັນຫຍັງທ່ານຄວນບັນທຶກຜົນງານຂອງພະນັກງານ
- ເອກະສານສະແດງຫຼັກຖານສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າບັນຫາການປະຕິບັດໄດ້ຖືກປຶກສາຫາລືກັບພະນັກງານຢ່າງທັນເວລາແລະກົງໄປກົງມາ.
- ເອກະສານປະກອບມີປະຫວັດຂອງການປັບປຸງຫຼືຄວາມລົ້ມເຫຼວຂອງພະນັກງານໃນການປັບປຸງການປະຕິບັດໃນໄລຍະເວລາ. ມັນເປັນເວລາແລະເປັນ ຄຳ ອະທິບາຍທີ່ຊັດເຈນຂອງການກະ ທຳ ຂອງພະນັກງານ, ການກະ ທຳ ຂອງຜູ້ຈັດການແລະເຫດການທີ່ເກີດຂື້ນ.
- ເອກະສານສະ ໜອງ ຫຼັກຖານທີ່ສະ ໜັບ ສະ ໜູນ ການຕັດສິນໃຈດ້ານການບໍລິຫານເພື່ອປະຕິບັດທີ່ບໍ່ເອື້ອ ອຳ ນວຍເຊັ່ນ: ລະບຽບວິໄນຫຼືການຢຸດເຊົາກັບພະນັກງານ.
- ເອກະສານປະກອບມີຫຼັກຖານສະແດງວ່າພະນັກງານສົມຄວນໄດ້ຮັບການສົ່ງເສີມຫຼືໂອກາດທີ່ມີຫຼາຍກວ່າພະນັກງານຄົນອື່ນໆທີ່ມີສິດໄດ້ຮັບເຊັ່ນກັນ.
- ເອກະສານສະ ໜອງ ຫຼັກຖານເພື່ອຢັ້ງຢືນການເພີ່ມຂື້ນຂອງເງິນເດືອນ, ການຫຼຸດລົງ, ຫຼືເຫດຜົນທີ່ພະນັກງານບໍ່ໄດ້ຮັບເງິນເດືອນ.
- ໃນກໍລະນີທີ່ມີການຟ້ອງຮ້ອງ, ເອກະສານຄົບຖ້ວນແລະລະອຽດຈະປົກປ້ອງຜົນປະໂຫຍດຂອງນາຍຈ້າງ. ເອກະສານດັ່ງກ່າວສາມາດສະ ໜັບ ສະ ໜູນ ການກະ ທຳ ຂອງຜູ້ບໍລິຫານໃນການຢຸດໃຫ້ພະນັກງານທີ່ບໍ່ປະສົບຜົນ ສຳ ເລັດ. ມັນຍັງສາມາດພິສູດໄດ້ວ່າພະນັກງານໄດ້ຖືກຍຸບເລີກຍ້ອນເຫດຜົນທີ່ຖືກຕ້ອງທາງກົດ ໝາຍ ທີ່ກົງກັນຂ້າມກັບຄົນອື່ນເຊັ່ນການ ຈຳ ແນກຜິດກົດ ໝາຍ.
ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເອກະສານ
ຜູ້ຈັດການຕ້ອງໄດ້ບັນທຶກການປະຕິບັດຂອງພະນັກງານ, ທັງການປະກອບສ່ວນໃນທາງບວກແລະຄວາມລົ້ມເຫລວໃນການປະຕິບັດ. ພວກເຂົາຕ້ອງໄດ້ຂຽນເອກະສານຢ່າງແນ່ນອນວ່າພະນັກງານໄດ້ເຮັດຫຍັງແລະເວົ້າຫຍັງແລະຜູ້ຈັດການໄດ້ເຮັດຫຍັງແລະເວົ້າໃນການຕອບໂຕ້ໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມຫຼືການສົນທະນາ.
ທ່ານຕ້ອງການບັນທຶກຂໍ້ຕົກລົງໃດໆທີ່ໄດ້ເຮັດໃນລະຫວ່າງການສົນທະນາ, ເປົ້າ ໝາຍ ທີ່ວາງໄວ້, ການປັບປຸງທີ່ຕ້ອງການແລະຄວາມຄາດຫວັງ, ແລະ ກຳ ນົດເວລາໃນການປັບປຸງ. ເອກະສານຕ້ອງມີຂໍ້ຜູກພັນຕ່າງໆທີ່ຜູ້ຈັດການເຮັດເພື່ອຊ່ວຍເຫຼືອພະນັກງານ.
ວິທີການປະກອບເອກະສານ
ເອກະສານຄວນຂຽນໃນລະຫວ່າງຫຼືທັນທີຫຼັງຈາກການປະຊຸມຫຼືການສົນທະນາກັບພະນັກງານ. ທ່ານບໍ່ຄວນພາດການຂຽນບົດສົນທະນາກັບພະນັກງານໃນມື້ທີ່ມັນເກີດຂື້ນຈິງ. ການລໍຖ້າຈົນກວ່າມື້ຕໍ່ມາຫຼືມື້ຕໍ່ມາສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ຄຸນນະພາບຂອງເອກະສານເພາະມັນຂື້ນກັບສິ່ງທີ່ທ່ານຈື່.
ຫນຶ່ງໃນຄວາມຜິດພາດທີ່ຮ້າຍແຮງທີ່ສຸດທີ່ຜູ້ຈັດການເຮັດແມ່ນເຊື່ອວ່າພວກເຂົາສາມາດສ້າງປະຫວັດການໃຫ້ ຄຳ ປຶກສາຂອງພະນັກງານຕາມຄວາມຕ້ອງການ. ບໍ່ມີບຸກຄົນ HR ຜູ້ໃດທີ່ມີປະສົບການກ່ຽວກັບເອກະສານທີ່ ເໝາະ ສົມ, ທັນເວລາແລະບໍ່ເຄີຍຖືກຫລອກລວງໂດຍບັນທຶກສ້າງ ໃໝ່. ຜູ້ບໍລິຫານທີ່ສ້າງ ໃໝ່ ຈາກຄວາມຊົງ ຈຳ ນຳ ຄວາມສ່ຽງທີ່ບໍ່ ຈຳ ເປັນແລະບໍ່ສາມາດຍອມຮັບໄດ້ມາສູ່ບໍລິສັດຂອງພວກເຂົາເພາະວ່າປະຫວັດການສ້າງຂື້ນຈະບໍ່ມີການ ດຳ ເນີນຄະດີທີ່ອາດເປັນໄປໄດ້.
ທ່ານຕ້ອງການເອກະສານຂອງທ່ານໃຫ້ມີຄວາມເປັນມືອາຊີບ, ສະອາດ, ແລະມີການຈັດແຈງ. ຂຽນເອກະສານຄືກັບວ່າທ່ານ ກຳ ລັງເວົ້າກ່ຽວກັບປະຫວັດຂອງເຫດການທີ່ເກີດຂື້ນກັບບຸກຄົນທີສາມ. ທ່ານບໍ່ເຄີຍຮູ້ວ່າໃຜອາດຈະອ່ານເອກະສານຂອງທ່ານໃນມື້ ໜຶ່ງ, ສະນັ້ນໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມັນສະທ້ອນເຖິງຄວາມເປັນມືອາຊີບຂອງທ່ານ. (ດ້ານຫຼັງຂອງຜ້າເຊັດໂຕ cocktail, ຊອງຈົດ ໝາຍ, ຫຼືບັນທຶກ ໜຽວ ບໍ່ມີຄຸນສົມບັດເປັນເອກະສານມືອາຊີບ.)
ເອກະສານຂອງທ່ານຄວນໄປຫາຜູ້ຈັດການ ໃໝ່ ຂອງພະນັກງານຖ້າວ່າພະນັກງານໄດ້ວຽກ ໃໝ່ - ຫຼືທ່ານເຮັດ - ຢູ່ໃນອົງກອນຂອງທ່ານ. ເພື່ອຄວາມຊົງ ຈຳ ຂອງທ່ານແລະເພື່ອແຈ້ງໃຫ້ຜູ້ຈັດການ ໃໝ່ ຂອງພະນັກງານ, ທ່ານຕ້ອງໃສ່ຊື່ແລະ ຕຳ ແໜ່ງ ຂອງພະນັກງານ, ຊື່ແລະ ຕຳ ແໜ່ງ ຂອງທ່ານ, ແລະວັນທີເຕັມໃນແຕ່ລະເອກະສານ.
ຂຽນເອກະສານທີ່ເປັນຄວາມຈິງ, ເປັນ ທຳ, ຖືກຕ້ອງຕາມກົດ ໝາຍ, ມີຈຸດປະສົງ, ຄົບຖ້ວນແລະສອດຄ່ອງ. ຫລີກລ້ຽງຄວາມຄິດເຫັນ (Mike ແມ່ນຂີ້ຄ້ານ. Alice ຂີ້ຕົວະ. Tom ໄດ້ຕົວະຂ້ອຍ.), ການເອີ້ນຊື່, ບັນນາທິການ (John ແມ່ນຄົນຂີ້ຄ້ານ. Mark ມີບັນຫາດ້ານທັດສະນະຄະຕິ.), ແລະການຕິດສະຫຼາກ (Mary ແມ່ນບໍ່ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບ. George ບໍ່ແມ່ນທີມ ຜູ້ຫຼິ້ນ.).
ຫລີກລ້ຽງການພະຍາຍາມຕີຄວາມ ໝາຍ ພຶດຕິ ກຳ ຂອງພະນັກງານ ນຳ ອີກ. (Marsha ຕ້ອງບໍ່ມັກວຽກນີ້. Paula ປະກົດວ່າຢູ່ໃນຫົວຂອງນາງ.) ຫຼຸດຜ່ອນການໃຊ້ ຄຳ ທີ່ພັນລະນາເຊັ່ນ: ຄຳ ຄຸນນາມແລະ ຄຳ ສຸພາສິດ (ຊ້າ, ຊ້າ, ບໍ່ມີຄວາມສຸກ, ອາລົມເສຍໃຈ, ຫຍາບຄາຍ). ລະບຸພຶດຕິ ກຳ ແລະການກະ ທຳ ສະເພາະຂອງພະນັກງານ, ບໍ່ແມ່ນຄວາມຄິດເຫັນຫຼືການຕີຄວາມຂອງທ່ານ.
ເອກະສານຕ້ອງສະ ໜອງ ເອກະສານຫຍັງ
ໃນການທົບທວນເອກະສານຕໍ່ມາ, ສິ່ງທີ່ ຈຳ ເປັນແມ່ນການບັນທຶກການສົນທະນາທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຕິດກັບຂໍ້ເທັດຈິງແລະຂຽນສິ່ງທີ່ທ່ານເວົ້າແລະພະນັກງານເວົ້າ. ຮັບປະກັນວ່າເອກະສານຂອງທ່ານແມ່ນບໍ່ຖືກຕ້ອງແລະມັນເຮັດໃຫ້ຂໍ້ເທັດຈິງຖືກຕ້ອງ. (ໃນສະຖານະການທາງກົດ ໝາຍ ທີ່ອາດຈະເກີດຂື້ນ, ຂໍ້ຜິດພາດຂອງເຫດການທີ່ບັນທຶກໄວ້ເຮັດໃຫ້ທຸກສິ່ງທີ່ເຫລືອຢູ່ຂອງເອກະສານທີ່ສົງໃສ.)
ສຸດທ້າຍ, ບັນທຶກຂໍ້ຕົກລົງ, ຄຳ ໝັ້ນ ສັນຍາ, ກຳ ນົດເວລາ, ການປັບປຸງທີ່ ຈຳ ເປັນ, ຈຸດເຊັກອິນແລະລາຍລະອຽດອື່ນໆທີ່ອາດຈະຫຼຸດຈາກຄວາມຊົງ ຈຳ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານ ກຳ ນົດວັນແລະເວລາ ສຳ ລັບເສັ້ນຕາຍແລະວັນທີທີ່ ກຳ ນົດເພື່ອບໍ່ໃຫ້ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດຈະເກີດຂື້ນ.
ຮູ້ນະໂຍບາຍເອກະສານຂອງພະແນກ HR ຂອງທ່ານ, ເຊິ່ງຈະບອກທ່ານວ່າເອກະສານໃດທີ່ຕ້ອງການບັນຈຸເຂົ້າໃນເອກະສານບຸກຄະລາກອນຂອງພະນັກງານ.
ບ່ອນທີ່ຈະເກັບເອກະສານແລະເກັບຮັກສາເອກະສານ
ເນື່ອງຈາກເອກະສານກ່ຽວກັບພະນັກງານແມ່ນເປັນຄວາມລັບແລະເປັນສ່ວນຕົວຂອງພະນັກງານ, ທ່ານຕ້ອງລະວັງວ່າເອກະສານໃດໆກໍ່ຍັງຄົງເປັນຄວາມລັບຕໍ່ຜູ້ຈັດການ, HR, ແລະຜູ້ບໍລິຫານທີ່ມີທ່າແຮງຕໍ່ໄປຂອງພະນັກງານ. ດັ່ງນັ້ນ, ການວາງເອກະສານໄວ້ໃນແຜ່ນຄອມພິວເຕີທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນແມ່ນບໍ່ຖືກແນະ ນຳ. ເອກະສານທີ່ຂຽນດ້ວຍມືແລະເອກະສານຂອງຜູ້ຈັດການທີ່ຖືກພິມອອກຈະຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ເປັນບ່ອນເກັບມ້ຽນທີ່ດີທີ່ສຸດ.
ເສັ້ນທາງລຸ່ມ
ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມແນວທາງເຫຼົ່ານີ້, ເມື່ອທ່ານໄປ HR ເພື່ອຂໍຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອໃນການປະຕິບັດວິໄນ, ການຢຸດເຊົາ, ຫຼືການໂອນພະນັກງານໄປເຮັດວຽກທີ່ມີທ່າແຮງທີ່ດີກວ່າ, HR ຈະຊ່ວຍທ່ານໃນການແກ້ໄຂບັນຫາຫຼືປັບປຸງສະຖານະການ. ເມື່ອ HR ບອກໃຫ້ທ່ານຂຽນເອກະສານ, ເອກະສານ, ເອກະສານຫຼືພວກເຂົາບໍ່ສາມາດຊ່ວຍທ່ານໄດ້; ທ່ານຈະຕ້ອງມີພື້ນຖານທັງ ໝົດ ຂອງທ່ານປົກຄຸມ.
ກະລຸນາຮັບຊາບວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສະ ໜອງ ໃຫ້, ໃນຂະນະທີ່ມີສິດ ອຳ ນາດ, ບໍ່ໄດ້ຮັບປະກັນຄວາມຖືກຕ້ອງແລະຖືກກົດ ໝາຍ. ເວັບໄຊທ໌້ແມ່ນອ່ານໂດຍກົດ ໝາຍ ແລະກົດລະບຽບການຈ້າງງານທົ່ວໂລກແຕກຕ່າງກັນໄປຕາມແຕ່ລະລັດແລະລັດແລະປະເທດ. ກະລຸນາຂໍຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານກົດ ໝາຍ, ຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກລັດ, ລັດຖະບານກາງ, ຫຼືຊັບພະຍາກອນຂອງລັດຖະບານສາກົນ, ເພື່ອເຮັດໃຫ້ການຕີລາຄາແລະການຕັດສິນໃຈທາງກົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານຖືກຕ້ອງ ສຳ ລັບສະຖານທີ່ຂອງທ່ານ. ຂໍ້ມູນນີ້ແມ່ນເພື່ອການຊີ້ ນຳ, ຄວາມຄິດແລະການຊ່ວຍເຫຼືອ.
