ອີເມວທັກທາຍທີ່ໄດ້ອ່ານ
ເນື້ອຫາ
ອີງຕາມການ BusinessInsider.com, ພະນັກງານສະເລ່ຍໄດ້ຈັດສັນປະມານ 25% ຂອງມື້ຂອງພວກເຂົາໃນການເວົ້າຊ້າໆຜ່ານຫລາຍຮ້ອຍອີເມວ. ໃນຂະນະທີ່ບາງຄົນຕ້ອງການຂຽນອີເມວຂັ້ນພື້ນຖານ, ບາງຄົນກໍ່ຜິດພາດຍ້ອນວ່າພວກເຂົາຫຍຸ້ງຍາກກັບປະລິມານການສື່ສານ.
ໃນລະຫວ່າງການຊອກວຽກຂອງທ່ານ, ທ່ານອາດຈະສົ່ງອີເມວຫຼາຍອັນ, ລວມທັງຈົດ ໝາຍ ປົກ, ຂໍຂອບໃຈຂໍ້ຄວາມແລະຂໍ້ຄວາມທີ່ເຊື່ອມຕໍ່ກັບການຊອກວຽກ.
ໃຊ້ເວລາເພື່ອຫລີກລ້ຽງການເຮັດຜິດພາດທີ່ ໜ້າ ອາຍ, ເຊັ່ນການສະກົດຊື່ຂອງຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ, ແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂຽນບັນທຶກທີ່ໄດ້ຮັບການຕອບຮັບ.
ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍທັກທາຍວິຊາຊີບ
ພະຍາຍາມເພື່ອຄວາມກະຈ່າງແຈ້ງໃນຫົວຂໍ້ຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານ. ເລືອກບາງສິ່ງບາງຢ່າງໂດຍກົງທີ່ລະບຸຈຸດປະສົງຂອງອີເມວຂອງທ່ານ, ເຊັ່ນ "ເວລາການປະຊຸມປ່ຽນແປງ" ຫຼື "ການສອບຖາມໄວກ່ຽວກັບການສະ ເໜີ ຂອງທ່ານ."
ຫຼີກລ່ຽງການຫ້າງຫົວກະຣົດໂດຍໃຊ້ບົດວິຈານເຊັ່ນ "ຂ້ອຍຕ້ອງການແຈ້ງເຈົ້າ ... " ທີ່ພະຍາຍາມລໍ້ລວງການອ່ານໃຫ້ເປີດອີເມວເພື່ອຮັບເອົາເຈດຕະນາຂອງເຈົ້າ. ປະຊາຊົນມັກຈະຕັດສິນໃຈວ່າຈະເປີດອີເມວໂດຍອີງໃສ່ຫົວຂໍ້ເລື່ອງ, ສະນັ້ນເລືອກເອົາອີເມວທີ່ລະບຸຈຸດປະສົງຂອງທ່ານຢ່າງຈະແຈ້ງ.
ໃຊ້ທັກທາຍມືອາຊີບ. ປະກອບມີ ຄຳ ທັກທາຍທີ່ ເໝາະ ສົມ ສຳ ລັບສະພາບການແລະຜູ້ຮັບ. ຄຳ ອວຍພອນບາງຢ່າງເຮັດວຽກຢູ່ໃນອີເມວແຕ່ບໍ່ໄດ້ຖືກໃຊ້ໃນຈົດ ໝາຍ ປົກກະຕິໃນຂະນະທີ່ບາງ ຄຳ ອວຍພອນເຮັດວຽກໃຫ້ທັງສອງ.
ເລືອກທັກທາຍໂດຍອີງໃສ່ວິທີທີ່ທ່ານຮູ້ຈັກຄົນທີ່ທ່ານ ກຳ ລັງຂຽນແລະປະເພດຂໍ້ຄວາມທີ່ທ່ານ ກຳ ລັງສົ່ງ. ຕົວຢ່າງ: ຖ້າທ່ານຂຽນຫາຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ ທີ່ທ່ານຮູ້ຈັກ, "Hi Jim" ແມ່ນ ເໝາະ ສົມ. "ທ່ານທີ່ຮັກແພງ Mr./Ms. Smith" ຈະ ເໝາະ ສົມໃນເວລາທີ່ທ່ານສະ ໝັກ ວຽກຫຼືຂຽນຈົດ ໝາຍ ທຸລະກິດ.
ຫຼີກລ້ຽງການເປີດອີເມວດ້ວຍ "ເຮີ້ຍ" ເຊິ່ງຟັງບໍ່ເປັນທາງການແລະໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວບໍ່ໄດ້ໃຊ້ໃນບ່ອນເຮັດວຽກ. ນອກຈາກນີ້, ຍັງຫລີກລ້ຽງຈາກ "Hi folks" ຫຼື "Hi guys," ເຖິງແມ່ນວ່າລັກສະນະຂອງອີເມວຂອງທ່ານຈະສະບາຍໃຈ.
ຕົວຢ່າງທັກທາຍ
- ຊື່ນາມສະກຸນທີ່ຮັກແພງ(ມັນເຮັດວຽກໄດ້ດີຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ເພດຂອງບຸກຄົນທີ່ທ່ານຂຽນເຖິງ)
- ຊື່ First ທີ່ຮັກແພງ(ເມື່ອສົ່ງອີເມວຫາຄົນທີ່ທ່ານຮູ້)
- ສະບາຍດີຊື່ ທຳ ອິດ(ເມື່ອສົ່ງອີເມວຫາຄົນທີ່ທ່ານຮູ້)
- ທ່ານ ./Ms ທີ່ຮັກແພງ. ນາມສະກຸນ
- ທ່ານ ./Ms ທີ່ຮັກແພງ. ຊື່ແລະນາມສະກຸນ
- ທ່ານດຣ
- ຜູ້ທີ່ມັນອາດຈະກັງວົນ
- ຜູ້ຈັດການຊັບພະຍາກອນມະນຸດທີ່ຮັກແພງ
- ຜູ້ຈັດການຈ້າງທີ່ຮັກແພງ
ໃຊ້ເຄື່ອງ ໝາຍ ວັກຕອນທີ່ ເໝາະ ສົມຫຼັງຈາກການທັກທາຍຂອງທ່ານ. ສຳ ລັບອີເມວທີ່ເປັນທາງການຫລາຍກວ່າ, ໃຫ້ໃຊ້ເຄິ່ງຈໍ້າສອງເມັດຫລັງຈາກຊື່. ສຳ ລັບຄົນທີ່ທ່ານຮູ້ຈັກຫຼືມີການຕິດຕໍ່ສື່ສານກັນແບບ ທຳ ມະດາ, ໃຫ້ໃຊ້ເຄື່ອງ ໝາຍ ຈຸດຫຼັງຈາກຊື່ທັກທາຍ.
ຫລີກລ້ຽງຄວາມຜິດພາດທົ່ວໄປ
ໃນເວລາທີ່ຂຽນອີເມວ, ຂໍ້ຜິດພາດຕໍ່ໄປນີ້ບາງຄັ້ງເກີດຂື້ນໃນເວລາທີ່ປະຊາຊົນຟ້າວທີ່ຈະລອກຂໍ້ຄວາມຢ່າງໄວວາ. ໃຊ້ເວລາໃນການທົບທວນຄືນຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານແລະປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປນີ້.
- ຕື່ມທີ່ຢູ່ອີເມວສຸດທ້າຍ.ຖ້າທ່ານບໍ່ມີທາງເລືອກທີ່ຈະສົ່ງອີເມວຫາ, ໃຫ້ເພີ່ມທີ່ຢູ່ສຸດທ້າຍຖ້າທ່ານມັກຈະມີນິ້ວຊີ້. ໃສ່ຊື່ຂອງຜູ້ຮັບເທົ່ານັ້ນເມື່ອທ່ານແນ່ໃຈວ່າອີເມວຂອງທ່ານພ້ອມແລ້ວທີ່ຈະໄປ.
- ຫຼີກລ້ຽງຄວາມຜິດພາດ "ຕອບທັງ ໝົດ" ເກົ່າ.ສັງເກດເບິ່ງນິ້ວມືຕີຂອງທ່ານເມື່ອກົດປຸ່ມ "ຕອບທັງ ໝົດ." ພິຈາລະນາວ່າທຸກຄົນທີ່ຢູ່ໃນລາຍຊື່ຕ້ອງການອ່ານສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງເວົ້າ. ນອກຈາກນີ້, ຈົ່ງມີສະຕິກັບອີເມວເກົ່າໃນລະບົບຕ່ອງໂສ້ທີ່ທ່ານອາດຈະບໍ່ຢາກໃຫ້ຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ ຢູ່ໃນລາຍຊື່ Reply ທັງ ໝົດ ທີ່ຈະເຫັນ.
- ໄປງ່າຍໆກັບເລື່ອງຕະຫລົກ. Humor ສາມາດຍາກທີ່ຈະຮູ້ໃນອີເມວນັບຕັ້ງແຕ່ສຽງຂອງທ່ານບໍ່ ຈຳ ເປັນຕ້ອງສ່ອງແສງ. ຖ້າບໍ່ມີພາສາທາງຮ່າງກາຍ, ການສະແດງອອກທາງ ໜ້າ, ຫລືຄວາມສຸພາບ, ຄວາມຕະຫລົກສາມາດຕົກລົງຫລືແມ້ກະທັ້ງການໃສ່ຮ້າຍປ້າຍສີຜູ້ອ່ານໂດຍບໍ່ຕັ້ງໃຈ. ຫຼິ້ນມັນປອດໄພແລະປ່ອຍມັນອອກ.
- ການພິສູດ.ຢ່າເຮັດຜິດພາດໃນການຄິດວ່າຄົນເຮົາຈະໃຫ້ອະໄພໃນອີເມວທີ່ບໍ່ເປັນທາງການຫຼືວ່າຄວາມຜິດພາດຈະຍອມຮັບຖ້າທ່ານພິມຢູ່ໃນໂທລະສັບຂອງທ່ານ. ທ່ານອາດຈະໄດ້ຮັບການຕັດສິນຢ່າງໂຫດຮ້າຍຍ້ອນຄວາມຜິດພາດໃນອີເມວຂອງທ່ານ, ໂດຍສະເພາະຖ້າພວກເຂົາມີຄວາມຮຸນແຮງ. ບໍ່ຄວນເພິ່ງພາອາສະກົດທີ່ມັກເລືອກ ຄຳ ທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ ສຳ ລັບທ່ານ. ພິສູດອີເມວຂອງທ່ານຄືກັບວ່າທ່ານຈະມີເອກະສານ ສຳ ຄັນໃດໆ. ໂດຍສະເພາະ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງແລະກວດເບິ່ງສອງຄັ້ງສະ ເໝີ ວ່າທ່ານໄດ້ສະກົດຊື່ຂອງຄົນຢ່າງຖືກຕ້ອງ.
- ຢ່າໃຊ້ emojis ຫຼື emoticons. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຂໍ້ຄວາມທາງອີເມວໄດ້ເລີ່ມຕົ້ນຄ້າຍຄືກັບຂໍ້ຄວາມ. ຂໍ້ຄວາມໃນບ່ອນເຮັດວຽກດຽວນີ້ລວມມີ emojis“ ໜ້າ ໂປ້” ຫຼື ໜ້າ ຍິ້ມແຍ້ມແຈ່ມໃສ. ເຖິງແມ່ນວ່າພວກມັນຈະກາຍເປັນເລື່ອງ ທຳ ມະດາ, ຫລີກລ້ຽງ emojis ແລະ emoticons ໃນການສື່ສານຢ່າງເປັນທາງການ. ຖ້າການທັກທາຍທາງອີເມວຂອງທ່ານປະກອບມີນາມສະກຸນຂອງຄົນ, ນັ້ນແມ່ນສັນຍານທີ່ແນ່ນອນວ່າທ່ານຄວນຈະປ່ອຍ emojis ແລະ emoticons.
- ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າອີເມວຈະແກ່ຍາວເຖິງຕະຫຼອດໄປ.ຄິດສອງຄັ້ງກ່ອນທີ່ຈະສົ່ງອີເມວບາງສິ່ງບາງຢ່າງສ່ວນຕົວຫຼືເປັນຄວາມລັບ, ຍິງໃສ່ຄົນອື່ນຜ່ານທາງອີເມວ, ລົບກວນຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ, ຫຼືຕອບດ້ວຍຄວາມໂກດແຄ້ນ. ເຖິງແມ່ນວ່າອີເມວທີ່ຖືກລຶບແລ້ວກໍ່ສາມາດຟື້ນຄືນໄດ້ຈາກການ ສຳ ຮອງຂໍ້ມູນ. ປະເພດຂອງການໂຕ້ຕອບເຫຼົ່ານັ້ນອາດຈະເຮັດໄດ້ດ້ວຍຕົວເອງ. ນຳ ໃຊ້ກົດລະບຽບ 24 ຊົ່ວໂມງ. ຖ້າທ່ານບໍ່ແນ່ໃຈວ່າທ່ານຄວນສົ່ງຂໍ້ຄວາມ, ລໍຖ້າຈົນກ່ວາມື້ຕໍ່ມາເພື່ອຕັດສິນໃຈ. ກົດລະບຽບທີ່ດີອີກອັນ ໜຶ່ງ: ຢ່າຂຽນຫຍັງໃນອີເມວທີ່ທ່ານຈະບໍ່ເຕັມໃຈທີ່ຈະແບ່ງປັນເປັນສາທາລະນະເຊັ່ນໃນການຝາກເງິນ, ຫຼືໃນສື່ສັງຄົມເປັນຕົ້ນ.
